LA DITTATURA DEL BUDGET

di GHERARDO MAGRI – Il budget dell’anno prossimo. Una frase così suona come una minaccia e basta per mettere scompiglio in azienda.

La parola budget ha diverse accezioni, una delle più conosciute anche nel linguaggio comune è la somma che si ha a disposizione per fare la spese. No, non sto parlando di questa interpretazione. Sto riferendomi al Budget in quanto obiettivo complessivo che l’azienda ti chiede per l’anno a venire. E’ l’impegno principe su cui si baserà tutta la misurazione mensile, trimestrale, semestrale, anche i tuoi incentivi personali si legheranno alle cifre stabilite in quel momento. Insomma, l’intera vita aziendale ruota e ruoterà sempre intorno al moloch del Budget: è la mamma di tutti gli obiettivi. Hai voglia di fare le revisioni e gli aggiustamenti, lui ti seguirà ovunque. E’ indispensabile portare a casa un impegno fattibile, magari ambizioso, ma mai velleitario.

Come si svolge la ritualità del budget? Nella pura forma sono previsti una varietà di template-moduli che scandiscono previsioni, cifre da mettere in tabelle come dei veri rompicapo, riepiloghi e piani d’azione con tanto di misurazione implacabile. I pacchetti si stanno via via complicando e riempiendo di informazioni che dettagliano nei particolari previsioni che hanno altissime probabilità di non realizzarsi. Si rischia di aver sotto controllo le micro attività, perdendo di vista gli argomenti principali. Schiere di contabili analizzano al microscopio ciò che dichiari e preparano il terreno alle domande dei capi centrali.

Un altro aspetto che aumenta di molto l’inattendibilità delle previsioni, è l’anticipazione esasperata della discussione del budget. Una volta si faceva verso fine anno, quando i giochi dell’anno in corso sono quasi decisi. In questo modo ti regoli molto meglio sull’anno dopo. Oggi, la schizofrenia del controllo (effimero) porta le aziende a pretendere le previsioni ufficiali addirittura entro fine luglio. Una follia. In un mondo che cambia in continuazione, fare le previsioni dell’anno successivo quando fai ancora gli scongiuri per centrare gli obiettivi di quello in corso, è veramente un rischio. Nonostante tutti siano d’accordo in linea di principio, la macchina burocratica si mette inevitabilmente in moto senza sconti e comincia il pressing sul chiederti numeri su numeri. E’ una grande miopia perché nella vita reale si rischia poi di dover spiegare, mese dopo mese, i motivi delle inevitabili deviazioni rispetto agli impegni dichiarati in condizioni così incerte.

Una volta perfezionato il “pacchetto”, fisicamente composto da centinaia di pagine da discutere, si arriva al momento della discussione dal vivo con i vertici aziendali.

Ne ho viste di tutti i colori. Pre-riunioni in cui si cerca di studiare un certo copione con schemi per essere pronti alle domande insidiose, meticolosi file di back-up che ti possono dare le risposte giuste nei momenti di difficoltà, presentazioni fuori schema che ti permettano di spiegare meglio certi fenomeni. Una laboriosa e sfinente attività che ti fa arrivare al momento clou già bello che spompato. Servono massima lucidità e forma fisica per affrontare il team che ti esaminerà. Si fa un vero training fisico e mentale.

A proposito di squadra, normalmente si va in tre: il capo del paese, il direttore finanziario/amministrativo e il marketing. Dall’altra parte ti trovi di fronte il sorridente numero-uno-mondo col suo staff, circa una decina di persone. Una specie di laurea, che discuti ogni anno. Hai un paio d’ore a disposizione e, normalmente, c’è un paese via l’altro. Sono arrivato a studiare anche chi c’è prima di me per capire se troverò i miei capi rilassati o già belli nervosi. Si fa di tutto per non portare a casa ulteriori forzature sui numeri o sacrifici sui costi. Quando si riesce a prevedere domande e risposte la discussione può filare via liscia, cerco di tenere un profilo basso, senza svegliare troppo il can che dorme. Quando gli imprevisti invece ti vengono addosso, do il meglio di me stesso, improvvisando a soggetto (ovviamente su una solida base di preparazione preventiva). Le mosse che possono fare la differenza sono i comportamenti e gli atteggiamenti, la psicologia è determinante. Di fronte a richieste o domande assurde bisogna far pesare che i rischi non li correremo solo noi, ma anche loro. Si fa notare che senza un adeguato avvertimento non è possibile dare risposte precise, si sottolinea con forza che se si accettasse il sacrificio richiesto con leggerezza, vorrebbe dire che c’erano delle riserve occulte. In queste recite noi italiani siamo bravi e la nostra buona dialettica ci aiuta sempre. Si lotta frase su frase, template su template, bisogna saper concedere qualcosa e resistere su alcuni punti imprescindibile. Il gioco di squadra dal vivo è fondamentale: quando uno è in difficoltà, l’altro interviene e ci si sostiene continuamente. Anche se numericamente inferiori, si può essere convincenti lo stesso. Occhi negli occhi e mai indietreggiare per via dell’autorità costituita.

Sono ore infinite, s’invecchia di anni in queste discussioni, ma la posta in palio è alta. Si tratta di ottenere un Budget che la tua gente dovrà poter raggiungere e, se ottieni obiettivi fattibili, otterrai grandi consensi al tuo ritorno. Un tale successo va sempre festeggiato, è una faticaccia che vale un anno intero. Non sempre ce la fai, alcune volte subisci delle sconfitte, ma, se hai discusso bene e ti sei battuto da pari a pari, gli effetti collaterali non saranno devastanti. Ti sarai guadagnato in ogni caso il loro rispetto e, se non raggiungerai gli obiettivi, ti potrai sempre consolare con “io l’avevo detto, è anche scritto nel verbale ufficiale”.

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